QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

1. ĐỊNH NGHĨA PHẠM VI DỰ ÁN

1.1 Định Nghĩa

Phạm vi dự án là tất cả các công việc được yêu cầu (và chỉ các công việc được yêu cầu) để hoàn thành dự án một cách trọn vẹn

Phạm vi dự án định nghĩa và kiểm soát các công việc nằm trong yêu cầu và nằm ngoài yêu cầu của một dự án.

1.2 Chức Năng

PHẠM VI có thể được dùng để mô tả:

• Phạm vi của sản phẩm

  Những thành phần, chức năng cấu thành nên một sản phẩm, dịch vụ

  Liên quan đến việc định nghĩa các yêu cầu chức năng (CÁI GÌ)

• Phạm vi của dự án

  Những công việc cần được hoàn thành để tạo ra sản phẩm, dịch vụ được mô tả trong phạm vi sản phẩm.

  Liên quan tới định nghĩa các công việc (CÁCH THỨC THỰC HIỆN)

Muốn thực hiện được một dự án thành công, chúng ta cần đảm bảo 04 tiêu chí sau:

• Thành viên dự án cần hiểu rõ nội dung và phạm vi công việc
• Tài liệu yêu cầu / thiết kế là đầu vào quan trọng
• Các tài liệu cần được kiểm tra, phê duyệt
• Các yêu cầu thay đổi được quản lý tốt

2. QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN

Quản lý phạm vi dự án là chuỗi hoạt động nhằm đảm bảo toàn bộ dự án và các bên liên quan (lãnh đạo, khách hàng, người dùng cuối) thống nhất ý hiểu chung về:

• Danh sách sản phẩm dự án sẽ tạo ra
• Cách thức thực hiện/ quy trình mà dự án sử dụng trong quá trình tạo ra sản phẩm

2.1 Lập Kế Hoạch Quản Lý Phạm Vi Dự Án

Mục Tiêu: Tạo ra hướng dẫn, định hướng về việc quản lý phạm vi sẽ được thực hiện như thế nào xuyên suốt quá trình thực hiện dự án

2.2 Thu Thập Danh Sách Yêu Cầu Trong Dự Án

Những vấn đề thường gặp khi thu thập danh sách yêu cầu trong dự án trong thực tế được mô tả như sau :

Phân loại yêu cầu khách hàng

Cách thức để thu thập yêu cầu:

• Xây dựng bảng khảo sát, thực hiện khảo sát
• Phỏng Vấn
• Tổ chức workshop về yêu cầu
• Quan sát, thao tác trên hệ thống thật
• Làm protoytype
• Tham chiếu các tài liệu cũ

Đánh Giá Yêu Cầu:

• Mức độ cần thiết: Đánh giá MOSCOW

  

• Mức độ phức tạp: Cần cân nhắc, cân đối trước khi thực hiện

Những khó khăn trong thu thập danh sách yêu cầu trong dự án không hoàn toàn đến từ việc ghi nhận lại thứ mà khách hàng mong muốn là gì, mà là hoạt động khai mở, dẫn dắt khách hàng hình dung ra được cái mà họ thực sự mong muốn là gì
VD:

• Yêu cầu của khách hàng mơ hồ, khó hiểu, thiếu tường minh
• Khách hàng vửi yêu cầu muộn
• Khách hàng không chắc chắn về nội dung yêu cầu
• Hiểu biết về domain giữa đội dự án và khách hàng khác nhau

2.3 Định Nghĩa Phạm Vi Trong Dự Án

2.4 Tạo Lập WBS

Độ dài của các task trong WBS

Người thực hiện: Phù hợp về mặt thời gian, kinh nghiệm hay không

Các rủi ro có thể phát sinh: về tiến độ, chất lượng

Chốt chặn:

• Review: Chiến lược review ra sao
• Test: Chiến lược test như thế nào

Khoảng thời gian buffer:

Thông thường, nếu thời gian dự tính là 1, thì chỉ giao cho member 0.9

2.5 Kiểm Tra Và Xác Nhận Yêu Cầu

2.6 Kiểm Soát Yêu Cầu

• Xác định rõ vai trò, trách nhiệm của các bên đối với viêc quản lý yêu cầu thay đổi
• Cần có sự thảo luận, thương lượng với khách hàng về yêu cầu thay đổi
• Kiểm tra, phân tích sự ảnh hưởng của yêu cầu thay đổi
• Làm rõ các quy tắc: thay đổi yêu cầu trong giai đoạn thiết kế thì như thế nào, thay đổi yêu cầu trong giai đoạn lập trình thì như thế nào. Thay đổi yêu cầu ở giai đoạn kiểm thử thì như thế nào
• Lên kế hoạch cho việc yêu cầu thay đổi (luôn là một phần tất yếu của dự án) – quản lý như một rủi ro trong dự án

Trong thực tế 50% yêu cầu ban đầu của dự án bị thay đổi trước khi golive hệ thống

KẾT LUẬN

Quản lý phạm vi dự án là một hoạt động rất quan trọng trong quản lý dự án.
Kiểm soát tốt phạm vi giúp tăng khả năng đạt được các mục tiêu về năng suất, tiến độ, chất lượng của dự án.
Ngoài nội dung bên trên, trong mô hình CMMI 2.0 cũng cung cấp nhiều bài học kinh nghiệm liên quan tới quản lý yêu cầu, quản lý dự án.
Hãy đón chờ những nội dung chia sẻ tiếp theo của chúng tôi về nhận thức cơ bản CMMI phiên bản 2.0 nhé