Có rất nhiều bạn giỏi tiếng Nhật nhưng giao tiếp vẫn không được gọi là tốt.
Có nhiều kỹ sư CNTT ở VN rất giỏi công nghệ, kỹ thuật, nhưng không thể phát triển hơn vì kỹ năng trình bày vấn đề kém.
Một trong những nguyên nhân cốt lõi của các hiện tượng mình nêu bên trên là các bạn đó không có kỹ năng logical thinking.
Vậy logical thinking là gì mà quan trọng vậy?
Khi có một người hỏi bạn: Trong thời buổi Covid thế này, mọi người phải làm việc từ xa, có những rủi ro nào có thể tác động đến công việc dự án?
Đa số ngay lập tức nghĩ đến rủi ro nào bạn sẽ nói luôn ra rủi ro đó: rủi ro máy tính nhiễm virus do user truy cập lung tung, rủi ro hiệu suất công việc, rủi ro trao đổi thông tin không đầy đủ, rủi ro lộ thông tin ra ngoài do môi trường làm việc mở,… bạn liệt kê rất nhiều mà không theo một trình tự nào cả, chỉ là cái gì bạn nghĩ ra trước thì nói trước, cái gì nghĩ ra sau thì nói sau. Đó là cách tư duy của người không có kỹ năng logical thinking.
Hậu quả là gì? Là có thể bạn sẽ bỏ sót một vài rủi ro, có thể có những rủi ro bị lặp lại. Hay nói đơn giản là vừa thiếu, vừa thừa. Và người nghe cũng rất khó hệ thống lại thông tin bạn nói.
Nếu là người có kỹ năng logical thinking họ sẽ không nghĩ ra điều gì nói ngay điều đó, mà họ ngay lập tức nghĩ đến các categories của các loại rủi ro, rồi trong từng category họ sẽ liệt kê các rủi ro cụ thể tương ứng.
- Rủi ro về kỹ thuật: kết nối không liên tục do chất lượng internet, không truy cập được server khi kết nối từ bên ngoài.
- Rủi ro về giao tiếp: giao tiếp không thường xuyên do hạn chế vì không gặp trực tiếp, không truyền đạt được đầy đủ thông tin.
- Rủi ro về bảo mật: truy cập vào các trang không phục vụ công việc trong giờ làm việc ->máy tính dễ nhiễm virus có thể sẽ rò rỉ thông tin dự án ra ngoài,… việc tuân thủ bảo mật an toàn thông tin ko được giám sát nên dễ vi phạm.
- Rủi ro về hiệu quả công việc: không tự giác làm việc dẫn đến năng suất giảm, chất lượng kém, việc trao đổi bị hạn chế nên khó chia sẻ kinh nghiệm cho nhau dẫn đến không tận dụng được kinh nghiệm, bài học từ người đi trước-> ảnh hưởng năng suất, chất lượng công việc.
…
Đại loại là nếu bạn có logical thinking bạn sẽ biết nghĩ cái gì trước, cái gì sau, biết sắp xếp, phân loại thông tin trong đầu trước khi trình bày, như vậy nội dung trình bày sẽ đầy đủ, mạch lạc, dễ hiểu hơn.
Có rất nhiều nguyễn tắc được áp dụng trong logical thinking các bạn có thể tự tìm hiểu thêm trên mạng, trong đó có 1 nguyên tắc gọi là MECE (Mutually Exclusive Collectively Exhaustive) rất được người Nhật ưa chuộng.
Nguyên lý MECE là gì?
MECE là cách viết tắt của cụm từ Mutually Exclusive Collectively Exhaustive.
MECE thường được dùng để hệ thống hóa cách chũng ta giải quyết những vấn đề phức tạp. Bạn có thể áp dụng MECE để bóc tách những vấn đề phức tạp bằng cách chia nhỏ chúng thành những vấn để nhỏ hơn và có thể kiểm soát.
Mutually Exclusive (ME) – tức không trùng lặp.
Mỗi một vấn đề lớn được chia thành các danh mục vấn đề nhỏ hơn, độc nhất và không trùng lắp lẫn nhau. Mỗi phần tử của các danh mục vấn đề không xuất hiện đồng thời ở nhiều danh mục vấn đề khác nhau. Tổng hợp các danh mục vấn đề này tạo ra bức tranh tổng thể của vấn đề chính cần giải quyết.
Collectively exhaustive (CE) – tức không bỏ sót.
Mọi khả năng có thể xảy ra từ vấn đề chính phải được liệt kê toàn vẹn và đảm bảo không bỏ sót yếu tố nào.
Ví dụ thực tế
Một ví dụ rất phổ biến về nguyên lý MECE mà các Digital Marketer ngày nay thường gặp đó là phân khúc khách hàng theo độ tuổi. Dưới đây là minh họa về cách phân khúc độ tuổi của người dùng Facebook toàn cầu tính đến tháng 7/2020 của Statista.
MECE với thống kê về các nhóm tuổi của người dùng Facebook tháng 7/2020 bởi Statista.
Như các bạn có thể thấy độ tuổi của người dùng Facebook từ 13 – 65+ có thể được chia thành các nhóm hoàn toàn không trùng lặp lẫn nhau và chúng bổ sung nhau để tạo nên 1 dải tuổi của người dùng một cách liền mạch. Độ tuổi của mỗi người dùng nhất định không thể cùng lúc được xếp vào nhiều nhóm khác nhau.
3 nguyên tắc cơ bản khi áp dụng nguyên lý MECE
Tổng hợp các khía cạnh tạo nên vấn đề phải bằng với vấn đề đó
Như ví dụ trên các bạn có thể thấy các dải tuổi 13 – 17, 28 – 24, … 65+ tạo nên một dải tuổi hoàn chỉnh từ 13 – 65+.
Các yếu tố nhỏ tạo nên vấn chính là độc nhất, không trùng lặp
Cũng với ví dụ trên, mỗi một nhóm tuổi trong dải 13 – 65+ không gây trùng lặp với bất kỳ nhóm tuổi nào khác.
Nguyên tắc số 3 kỳ diệu
Theo nhiều nghiên cứu, bộ não con người dễ bị sao nhãng và khó xử lý nhiều hơn 4 vấn đề cùng lúc. Do đó việc chia nhỏ vấn đề chính thành 2-4, và lý tưởng trong 3 nhóm vấn đề sẽ luôn dễ nhớ và tiện quản lý một cách khoa học.
MECE hóa mọi thứ như thế nào?
1. Sử dụng công thức quan trọng
Dưới đây là một ví dụ kinh điển hẳn các bạn đã tiếp cận từ khi còn ngồi trên ghế giảng đường đại học các trường về Kinh tế, Marekting đó là cấu trúc của Lợi nhuận.
Chúng ta đã quen thuộc với công thức: Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí.
Với Doanh thu = Số sản phẩm bán ra x Giá sản phẩm
Và Chi phí = Số sản phẩm bán giá x Chi phí cho mỗi sản phẩm
Từ những công thức toán học trên ta có thể biểu diễn trực quan thành mô hình nguyên lý MECE như dưới đây.
2. Sử dụng danh sách tổng hợp
Sản phẩm của Luxstay: Homestay, Khách sạn, Villa…
Thị trường: Miền Bắc, Miền Trung, Miền Nam…
Chủ thể kinh doanh: Chủ nhà, Khách đặt phòng, Đối thủ cạnh tranh, Cơ quan quản lý, …
Kênh phân phối: Online Booking, Direct Sale,…
Tổng kết
Nguyên lý MECE khi kết hợp với phương pháp lập bản đồ tư duy sẽ phát huy tối đa hiệu quả trong việc cấu trúc luồng suy nghĩ và lên kế hoạch hành động một cách hết sức mạch lạc.
<Nguồn : sưu tầm>
Nguồn: viblo.asia